Un breve viaggio nelle abitudini non più utili
A sentire i partecipanti del nostro workshop tutti nel loro percorso professionale si sono trovati almeno una volta in una situazione in cui hanno proposto un modo diverso di fare le cose e hanno ricevuto come risposta … “perché cambiare? Si è sempre fatto così!” oppure al contrario si sono trovati nella situazione di subire un cambiamento che hanno sentito come imposto da altri.
Da dove siamo partiti?Durante il nostro workshop siamo partiti proprio da qui … cioè dall’esperienza di ciascuno di noi e da quel senso di frustrazione, di ansia, talvolta di confusione che accompagnano l’incontro-scontro con il cambiamento e le resistenze che spesso nascono. Perché cambiare è difficile, richiede energia, concentrazione … e soprattutto il desiderio, la voglia di farlo!
Non si può forzare il cambiamento,
ma puoi aiutare le persone a volerlo.
Perché cambiare?
Perché talvolta le organizzazioni sviluppano dei comportamenti che diventano con il tempo disfunzionali. Si tratta di comportamenti che vengono adottati per rispondere ad una situazione e sono assolutamente efficaci in quel contesto. In seguito il comportamento ripetuto diventa abitudine e si radica nella nostra quotidianità, diventa quasi automatico. Poi il contesto cambia, il comportamento non è più efficace ma l’abitudine è più forte e quindi non ci si interroga più se è utile o meno quello che stiamo facendo.
Ricordo che un mio cliente aveva costruito quattro anni prima uno strumento per gestire i 750 eventi che 
organizzava annualmente. Questo strumento quando è stato costruito, era efficace e adatto ad una organizzazione nata da poco e che si stava mano a mano strutturando. Dopo 4 anni, il direttore della struttura aveva la necessità di avere dei report accurati e aggiornati relativamente agli eventi per controllarne i costi e l’organizzazione stessa. Le persone di quell’ufficio ogni volta che ricevevano la richiesta di un report da parte del direttore, abbandonavano ogni loro attività e si dedicavano all’estrazione dei dati in parte fatta manualmente e in parte in automatico, investendo circa due ore per effettuare i controlli sui dati estratti in quanto lo strumento aveva un margine di errore molto alto. La situazione vista da dentro era considerata normale e le persone seppur stanche, avevano accettato l’idea di fare straordinari ogniqualvolta vi era necessità di creare un report non standard. Vista con occhi esterni, non ancorati e abituati all’uso di quello strumento, era più facile poterlo mettere in discussione e proporre per esempio di poterlo modificare o cambiare del tutto.
organizzava annualmente. Questo strumento quando è stato costruito, era efficace e adatto ad una organizzazione nata da poco e che si stava mano a mano strutturando. Dopo 4 anni, il direttore della struttura aveva la necessità di avere dei report accurati e aggiornati relativamente agli eventi per controllarne i costi e l’organizzazione stessa. Le persone di quell’ufficio ogni volta che ricevevano la richiesta di un report da parte del direttore, abbandonavano ogni loro attività e si dedicavano all’estrazione dei dati in parte fatta manualmente e in parte in automatico, investendo circa due ore per effettuare i controlli sui dati estratti in quanto lo strumento aveva un margine di errore molto alto. La situazione vista da dentro era considerata normale e le persone seppur stanche, avevano accettato l’idea di fare straordinari ogniqualvolta vi era necessità di creare un report non standard. Vista con occhi esterni, non ancorati e abituati all’uso di quello strumento, era più facile poterlo mettere in discussione e proporre per esempio di poterlo modificare o cambiare del tutto.Ma quindi come si fa a non cadere vittime dell’abitudine?
Nel workshop abbiamo voluto metterci alla prova su un caso specifico di un’azienda con possibilità economiche limitate, che con le macchine che già possedeva voleva trovare una soluzione per produrre di più (… situazione in cui non è così difficile immedesimarsi).
I gruppi di lavoro dopo aver esaminato il caso, si sono messi all’opera alla ricerca di soluzioni tecniche innovative. La cosa interessante è che nei 15 minuti a disposizione sono state trovate 7 soluzioni diverse, tutte applicabili e con un impatto nullo o molto ridotto sui costi.
Ma quindi che cosa è successo? Che cosa ha funzionato?
Ecco gli ingredienti che hanno portato al risultato:
- un obiettivo chiaro da raggiungere
- la diversità dei punti di vista delle persone coinvolte
- la comprensione dei vincoli della situazione
- la voglia e la curiosità di un bambino che approccia una nuova situazione
- il coinvolgimento e il senso di una sfida da superare
- farsi delle domande (ponendole anche a coloro che sono direttamente coinvolti nel lavoro)
Tutti questi elementi mescolati insieme aumentano la probabilità di trovare delle soluzioni valide, pensando “out of the box” o meglio inquadrando in modo nuovo il problema e ri-pensandolo con occhi nuovi, minimizzando l’impatto dell’abitudine.
Perché abitudine non vuol dire solo ripetere lo stesso comportamento, ma anche pensare gli stessi pensieri oppure vedere gli oggetti sempre e solo per la funzione che hanno nella nostra quotidianità. (Volete allenarvi? Provate a pensare ad esempio a quante cose si possono fare con una scatola di stuzzicadenti o con una risma di carta).
Insomma come disse Maynard Keynes:
La difficoltà non sta nel credere alle nuove idee
ma nel liberarsi di quelle vecchie.
Buon cambiamento a tutti.
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