Maturità dei processi HR: l’Audit HR

Gli attuali rapidi e profondi cambiamenti nell’organizzazione del lavoro, nella strutturazione del tempo del lavoro, nel rapporto fra organizzazione e collaboratori, stanno generando nuove esigenze.

Come si stanno evolvendo e trasformando i processi HR nell’ azienda? Quale è il grado di “maturità HR” dell’impresa? Quali sono i processi dove l’organizzazione è già “forte” e da consolidare? Quali da integrare?

Niederdorf Italia sulla base di recenti confronti con le direzioni di 40 imprese, di 32 webinar con diverse organizzazioni e dei risultati di tre osservatori fra il 2020 e il 2022, ha elaborato un percorso di Audit HR. Tale format è volto a restituire un report alle imprese con le risultanze dell’analisi e con i suggerimenti per le priorità d’azione.

HR Audit

Abbiamo condotto un’Audit HR presso alcune organizzazioni internazionali e imprenditoriali, svolte con interviste strutturate inerenti sette aree di processo:

• Amministrazione del personale
• Tecnologie HR
• Recruiting
• Retention
• Formazione
• Comunicazione interna
• Organizzazione lavoro.

La prima parte dell’audit si concentra sulla ricostruzione dell’impresa, della sua storia, delle aree di attività, della struttura organizzativa, dei mercati in cui opera, delle sfide di business, delle trasformazioni in corso.

Si ricostruiscono certificazioni, collaborazioni con centri di ricerca o universitari, brevetti, l’internazionalizzazione, acquisizioni, ecc. E si ricostruisce la storia e l’evoluzione della funzione risorse umane in quell’azienda e la funzione e ruolo che si è data.

Si mettono a fuoco le peculiarità dell’impresa e le evidenze inerenti i sette processi HR.

In un’organizzazione si era osservato un generale limitato ricorso a dati e alla misurazione dei processi HR, come base per definire obiettivi e misurarne il raggiungimento.

In un’altra era risultato significativo come le molteplici attività di formazione organizzate dall’azienda, fossero “spinte” dalla Compliance, Qualità, Sicurezza e apparivano assorbire un grande numero di ore/giornate di collaboratori e manager.

Le fasi dell’HR Audit con la Direzione risorse umane

Un passaggio importante durante le fasi di HR Audit è quello della ricostruzione con la Direzione Risorse Umane delle prospettive e dei programmi su cui si intende maggiormente investire. In un’impresa internazionale era emerso come l’attenzione futura riguardasse il Recruiting, la Retention e la Formazione.

L’analisi dei processi HR aziendali consente all’azienda di ottenere un feedback chiaro riguardo le aree dove si è maggiormente “forti” e attrezzati e quelle maggiormente “deboli”.

In un’impresa imprenditoriale manifatturiera era apparsa “forte” l’area Amministrazione del Personale seguita dalla Retention e dal Recruiting.  Mentre particolarmente “deboli” apparivano i processi inerenti alla Formazione, seguita dalla Comunicazione Interna e dall’Organizzazione del lavoro.

L’analisi delle sette aree di processo, scomposte in un totale di 25 aree di esplorazione ha ottenuto a quelle imprese di ricevere una fotografia precisa quanto alle dimensioni attualmente già in fase di progettazione e programmazione, quelle in fase di esecuzione e l’area del monitoraggio.
L’audit consente di ottenere un punteggio per ciascun processo.

Il caso dell’azienda manifatturiera

In quell’organizzazione la fase di progettazione di 13 processi appariva “forte”, in fase ben avviata. 8 processi mostravano una certa consistenza esecutiva mentre la fase di monitoraggio del processo e delle relative metriche appariva ben assolta in 6 processi.

Lo schema finale restituisce all’azienda le aree dove i processi HR sono più consolidati, dove ci sono le punte di eccellenza e quelle in una fase ancora embrionale e meno presidiate.

Rappresentazione grafica “maturità” dei processi HR

La direzione HR può infine ricevere un punteggio finale quanto al grado di maturità complessiva dei processi HR attualmente implementati.

Un HR manager al momento della consegna del report dell’Audit aveva affermato: “Sì, alcune nostre lacune ci erano note ma fa effetto vederle rappresentate con gradazioni e analisi: questo mi consente di definire con maggiore chiarezza gli investimenti sulle risorse umane”.

Un’altra responsabile Risorse Umane aveva commentato: “Quest’analisi mi ha fatto pensare a come devo impostare la mia comunicazione con la direzione aziendale e con i manager”.

“Quest’audit mi aiuta nella conoscenza di questa realtà. Riuscirò meglio e prima ad elaborare il piano di sviluppo risorse umane che dovrò presentare al team di direzione a breve” è stata la reazione di un responsabile HR da poco entrato in quell’organizzazione.

Materiali, articoli e approfondimenti specialistici compendiano la restituzione dell’HR Audit che ha visto in due casi l’attivazione successiva del servizio ND HR MENTOR, con un professionista specialista HR per la consulenza mirata su possibili soluzioni concrete sui processi HR da potenziare.