IL CONTROLLO DI GESTIONE IN AZIENDA

Desideriamo riflettere su un’area che negli ultimi anni ha subito una forte crescita: di richieste, di professionalità, di codificazione dei propri contorni.

Il controllo di gestione in azienda:

In un’azienda il controllo di gestione è il sistema operativo volto a guidare la proprietà aziendale verso il conseguimento degli obiettivi stabiliti in sede di pianificazione operativa, rilevando, attraverso la misurazione di appositi indicatori, lo scostamento tra obiettivi pianificati e risultati conseguiti e informando di tali scostamenti gli organi responsabili, affinché possano decidere e attuare le opportune azioni correttive.

La finalità è aiutare il personale ad indirizzare il proprio comportamento verso il conseguimento degli obiettivi aziendali, e proprio in questa ottica il controllo di gestione dovrebbe essere interrelato con il sistema di valutazione del personale e con il sistema incentivante.

Il principale fraintendimento è vedere questa figura come un “controllore” (traducendo la parola inglese control, posto a sanzionare il comportamento del personale quando è difforme dalle regole).

Il processo di controllo di gestione vive di 3 fasi:

• BUDGETING: vengono rese misurabili le previsioni, con la definizione di indicatori e di un target, ossia di un valore che l’indicatore deve assumere per poter dire che l’obiettivo è stato conseguito; vengono corredati dalle previsioni delle risorse (umane, finanziarie) necessarie al loro conseguimento. Spesso gli elementi del budget sono stabiliti di comune accordo tra il manager e il vertice aziendale secondo la logica del MBO (management by objectives). E il budget diviene una sorta di contratto.
• CONTROLLO CONCOMITANTE: misurazione periodica degli indicatori, attraverso la rilevazione dei costi; trasmissione delle informazioni così raccolte al vertice aziendale; partecipazione alle decisioni correttive volte a colmare il gap tra risultati attesi e risultati effettivi.
• CONTROLLO SUSSEGUENTE: comunicazione alla direzione aziendale delle informazioni sulla misurazione finale degli indicatori per supportare il processo di budgeting per l’anno successivo.

Il Controller insomma è un ANALISTA DI PROCESSI FINANZIARI, che a fianco della proprietà indica la rotta che deve tenere l’azienda e come deve seguirla. Deve poter avere accesso ai numeri, a tutti gli uffici, a tutte le spese e gli investimenti, per essere poi in grado di suggerire alla proprietà le azioni da intraprendere: entrare in borsa, investire in un mercato, assumere delle risorse.

Ed è proprio in questo delicato meccanismo però che sorgono alcuni problemi:

• Dal punto di vista aziendale è spesso difficile trovare una persona veramente fidata a cui dare le chiavi “per la stanza dei bottoni”. Il Controller infatti vede i bilanci, le spese, tutto quello che riguarda la gestione finanziaria dell’azienda. Succede quindi a volte che la proprietà blocchi il passaggio di alcune informazioni e dia solo alcuni numeri al Controller, che si trova così a dover lavorare con ciò che ha e a fare mera analisi finanziaria dei numeri: “dove siamo rispetto al budget e quanto manca all’obiettivo”;
• Dal punto di vista candidato spesso c’è la voglia di entrare veramente nel processo decisionale e di poter fare consulenza finanziaria alla proprietà, suggerendo come muoversi per arrivare all’obiettivo stabilito. Una volta che il Controller si rende contro che ciò non è possibile (perché la proprietà è restia sui numeri, perché i colleghi lo vedono come un controllore), si sente mortificato e tende a cercare una realtà nella quale possa incidere sulla pianificazione finanziaria. Per un Controller risulta molto più affascinante operare in una azienda industriale piuttosto che commerciale, perché può vedere tutti i reparti: produzione, logistica, magazzino, e conoscere così tutto il processo.

Le caratteristiche di un abile Controller possono essere così riassunte:

• ha un background accademico di tipo economico;
• ha ottime doti relazionali perché deve saper parlare con tutti (dalla logistica alla produzione al management);
• è in grado di mediare in modo da essere considerato non solo un collega, ma come qualcuno che possa aiutare a raggiungere l’obiettivo;
• sa “far parlare i numeri” contestualizzandoli nel processo finanziario, sa presentarli in modo molto efficace associando l’interpretazione corretta;
• sa mantenere un sano distacco unito a fermezza e decisione, perché deve sapersi far dare i numeri da tutti i responsabili di funzione;
• a volte ha anche un taglio commerciale, in modo da supportare i venditori e l’area sales;
• conoscenza approfondita degli strumenti informatici, soprattutto dei principali sistemi gestionali (AS400, SAP, JDE) e ottima capacità di utilizzo dei fogli di calcolo (tipo Excel).

Il Controller dopo alcuni anni di esperienza in azienda può diventare Senior Controller, Controller di Gruppo, e passare poi a ricoprire la carica di Responsabile/Direttore amministrazione, finanza e controllo.

Spesso la difficoltà che incontriamo è proprio quella di capire ciò di cui ha veramente bisogno l’azienda: se necessità di un analista di numeri, un amministrativo che si occupi solo di capire in quale situazione si trova l’azienda e quale sia lo scostamento dall’obiettivo finale, o piuttosto un analista finanziario, un uomo fidato e di visione che sia in grado di capire come l’azienda possa raggiungere l’obiettivo, attraverso quali azioni e processi.

Il controller “vive a fianco della proprietà”:

Spesso la proprietà ricorre al Controller in momenti difficili, quando il titolare vuole sapere “dove sono finiti i soldi”, mentre nelle medie aziende italiane e nelle multinazionali è proprio la necessità di avere un uomo di visione che indichi la via e che aiuti a raggiungerla a farne nascere la necessità.

Risulta chiaro che il Controller vive a fianco della proprietà e che deve quindi essere investito dall’alto di pieni poteri e piena fiducia, in modo poi da essere accreditato a tutti i livelli aziendali e ottenere le informazioni necessarie per capire dove e come intervenire.

Ci piace, per tratteggiare la figura del Controller, suggerire la metafora della barca e in particolar modo dello Skipper: “la persona che, una volta chiariti gli obiettivi da raggiungere, indica la rotta da seguire e le modalità con cui seguirla, suggerisce cosa fare e come farlo”.

Così il Controller: “analizza la situazione dell’azienda e suggerisce le azioni da intraprendere per arrivare all’obiettivo”.

Volendolo ingabbiare in una definizione potremmo dire che è un Uomo che ragiona per Processi.