In “gioco” ci sono le aspettative

Rendere più fluidi i processi lavorativi e garantire un buon gioco di squadra?

Di Laura Volta

Realizzare entrambi questi aspetti è una sfida. Pensiamo alla tendenza nelle organizzazioni di  rendere i ruoli sempre più flessibili, dove alle persone si chiede il “multitasking”, dove frequenti solo le integrazioni fra aziende, passaggi di proprietà, cambiamenti nello stile di gestione. Questi fenomeni lasciano ai collaboratori la sensazione che cambino le regole del gioco ma che non ci sia una cartina da consultare con le “nuove istruzioni”.

Ciò conduce a creare confusione rispetto agli aspetti fondamentali per il raggiungimento dei risultati aziendali: i ruoli, le mansioni e le aspettative reciproche tra ruoli dialoganti nella creazione di nuovo valore con le nuove regole.

Dunque è chiaro quanto un confronto su questi temi sia importante. Come affrontarlo?

Un Metodo  

Un processo efficace per guidare la discussione su questi temi è l’X change Game™, Il cui scopo, intuibile dal nome, è far sì che lo scambio (X) guidi il cambiamento (change).

Questo “gioco” è stato condotto anche in Niederdorf Italia durante un recente momento di sviluppo aziendale: mi ha colpita per la sensibilità delle dinamiche aziendali che riesce ad esplicitare permettendo un  confronto sui temi “caldi” che animano la quotidianità organizzativa.

Come si gioca? 

L’X Change game™ si compone di quattro fasi che consentono una riflessione di grande valore e portata sulle dinamiche interne aziendali in un tempo strutturato e contenuto.

Il game coinvolge con gruppi rappresentanti diversi reparti o gruppi funzionali aziendali oppure con singoli ruoli aziendali, ciascuno rispondente ai propri “cappelli” indossati in azienda.

La prima fase si può definire: Orgoglio e Sofferenza.

In questa fase ogni partecipante ricostruisce per iscritto il ruolo e le mansioni con cui esso si esplicita in azienda, compiendo successivamente un’autoanalisi individuale in merito a ciò che ritiene di fare bene (aspetti di orgoglio) e agli aspetti che ritiene di poter fare meglio (aspetti di sofferenza). Ciascun partecipante è invitato poi ad esporre le proprie riflessioni all’intero gruppo.

Nella seconda fase, definibile “C’è posta per te”, ciascuna funzione/ruolo si riunisce riflettendo su quanto è stato presentato, scrive  un messaggio per ogni altro gruppo partecipante in cui comunica in una lettera le proprie aspettative rispetto al ruolo aziendale che il destinatario riveste.

La terza fase si realizza in una riflessione individuale in merito ai messaggi ricevuti nella propria  casella di posta, confrontando ciò che il gruppo funzionale ritiene di offrire all’azienda e ciò che gli altri viceversa si aspettano.

La quarta ed ultima fase vede la Presentazione delle conclusioni. Ciascun reparto o gruppo funzione presenta agli altri le conclusioni raggiunte e (se identificate/identificabili) le azioni da intraprendere per chiudere eventuali “gap” tra il “valore offerto” dalla propria funzione/ruolo e le “aspettative espresse” dagli altri.  Questo è anche il momento ideale per chiarimenti rispetto ad aspettative irrealistiche  o errate.

I risvolti in azienda

Il processo fa intuire come le conclusioni traibili dal gioco siano di grande valore ma anche che le attività che include non siano “per tutti”. Lo scambio ha come oggetto il chiarimento dei confini di ogni funzione organizzativa, esplicitando le responsabilità nella creazione dell’output aziendale di ciascun ruolo organizzativo e le aspettative reciproche tra di essi, ridefinendole qualora fossero fuorvianti o irrealistiche.

Aspetti critici e aspetti facilitanti la conduzione del game

Per far si che le attività siano generative, è necessario che si instauri un clima di ascolto, dove poter accogliere ogni feedback o aspettativa come un “regalo”, predisponendo i partecipanti allo scambio e alla collaborazione.

Una capacità utile da far emergere preliminarmente alla conduzione del “gioco” è la riflessione individuale riguardo “come il nostro gruppo sta lavorando” ad esempio anche ricostruibile con l’ausilio di un questionario per  ciascun partecipante.

Si favorisce un simile clima soprattutto attraverso attività introduttive coinvolgenti, dinamiche, esperienziali, che pongano in evidenza l’importanza del lavoro di squadra per raggiungere il risultato.

Un’ esperienza  personale

La mia esperienza personale come partecipante al “gioco” mi ha fatto osservare i risvolti positivi sia sulla mia attività e contributo in azienda, sia sulla coesione e la fluidità dei processi di gruppo che si sono regolati in base alle aspettative reciproche emerse.

La partecipazione a questo processo mi ha portata in primo luogo ad avere maggior chiarezza rispetto ai confini e ai legami intercorrenti tra la mia figura e gli altri ruoli con cui collaboro in azienda.

In secondo luogo mi ha dato la visione globale dell’azienda, chiarendo la funzione e il valore delle “sfumature” aziendali che non riesco normalmente a percepire durante lo svolgimento del mio ruolo, ma che fanno parte dell’identità e del modo in cui l’azienda si presenta all’esterno.

Quel processo ha contribuito a generare nuovo clima, più compattezza e armonia, grazie alla condivisione di aspettative implicite e al reciproco riconoscimento del contributo di valore di ciascun membro per il raggiungimento dei goal Aziendali.

Per chi?

Quelle organizzazioni che mirano ad ottenere maggiori risultati e di maggiore qualità lavorando sulla creazione delle condizioni per migliorare l’efficacia piuttosto che sulla cura dei problemi derivanti dalla scarsa chiarezza di ruoli, mancato ascolto delle aspettative e del valore delle reciproche funzioni.