Focus sull’Impiegato amministrativo

Quando si parla di amministrazione si può avere un’idea di un campo generico e statico. È invece possibile delineare una figura specifica che si occupa delle principali funzioni amministrative all’interno di un’azienda, un profilo professionale essenziale, che sorregge il business dell’azienda ed è in continua evoluzione.

È una funzione non è semplice, vista la burocrazia e il grado di istanze amministrative e complessità delle imprese.

Cosa fa un impiegato amministrativo?

Si occupa di gestire le ottemperanze amministrative all’interno dell’azienda, dalla documentazione dei movimenti contabili agli adempimenti fiscali e tributari, dalla redazione di documentazione per pratiche ad esempio di certificazione, dal rapporto con gli studi professionali, gli istituti ed enti pubblici, a pratiche di fatturazione, monitoraggio degli incassi, la predisposizione dei pagamenti o talvolta anche spazia sulla materia dell’amministrazione del personale, per citare qualche esempio. Naturalmente ciascuna azienda disegna attività e contenuti secondo il proprio tipo di organizzazione.

Spesso troviamo, fra gli ambiti di attività:

• Rilevazione contabile. Tenere traccia delle azioni contabili dell’azienda, che sia il pagamento di un fornitore o le entrate derivate dalle vendite;
• Individuazione delle procedure operative. Spesso è compito dell’impiegato amministrativo farsi spazio tra le nuove richieste burocratiche e organizzare le operazioni;
• Applicazione delle norme. L’attività dell’impiegato amministrativo è fatta di regole, che devono essere applicate con estremo zelo per procedere senza impedimenti;
• Rendicontazione periodica. Una buona fetta del lavoro di impiegato amministrativo riguarda l’analisi dei dati grazie alle registrazioni contabili, che permettono di avere una panoramica chiara dell’andamento delle finanze aziendali;

Come può crescere l’impiegato amministrativo?

Fare l’impiegato amministrativo non è un lavoro per tutti. Eppure, rivestire i panni di questa figura professionale, per chi è appassionato dell’ordine, della precisione, del rispetto di regole precise, di elaborazione di numeri, di far tornare i conti, potrebbe essere un bellissimo sbocco. Ad agevolare queste figure pensa l’istruzione, che spesso poggia su basi apprese presso istituti commerciali, ragioneria e su percorsi universitari in ambito economico-amministrativo.

Da qualunque livello si parta vi è l’opportunità di fare strada e di costruirsi una carriera. Esistono molti modi per farlo quando si è un impiegato amministrativo.

Prendiamo il caso di una grande azienda: sono una miriade gli ambiti e i conti da tenere sotto controllo, con una complessità che richiede non poca dimestichezza e anche tanta organizzazione. Vi è la possibilità di sviluppare specializzazioni su qualcuno degli ambiti: pensiamo ad esempio ai programmi gestionali o agli iter documentali che attengono a materie come la sicurezza oppure la specializzazione che via via si può sviluppare potrebbe riguardare il controllo di gestione. In contesti ampi il ruolo amministrativo può evolvere verso il coordinamento amministrativo o responsabilità d’ufficio. La specializzazione in un ambito specifico potrà consentire di ottenere più spazio discrezionale e responsabilità.

Anche organizzazioni di più contenute dimensioni possono riservare grandi opportunità. In questi contesti, a differenza delle realtà più grandi, gli impiegati amministrativi sono coinvolti in prima persona nella gestione contabile dell’impresa e presidiano un arco più ampio e trasversale.

L’interlocutore in quei casi diventa spesso direttamente il titolare.

In caso di impiego in uno studio commercialista, si potrà diventare il diretto riferimento per diverse aziende clienti, con funzioni quindi via via più importanti e con un’autonomia più spiccata.

Tre competenze più richieste per l’impiegato amministrativo:

1. Accuratezza. L’aspetto più apprezzato in un impiegato amministrativo è la precisione. Numeri, dati e analisi sono il suo pane quotidiano, quindi chi meglio di una persona certosina può infondere fiducia per un compito di questa rilevanza?
2. Pensiero analitico. L’analisi dei dati è un tassello centrale del lavoro dell’impiegato amministrativo. Una persona predisposta al ragionamento analitico e alla lettura dei numeri trova terreno fertile nel settore contabile;
3. Capacità gestionali e relazionali. Parlavamo prima di responsabilità, che riguardano prima di tutto la sostanza del lavoro impiegatizio ma si riflettono anche sugli altri collaboratori. Le capacità relazionali e di organizzazione del lavoro (proprio e altrui) fanno spesso la differenza e sono sempre ben osservate e valutate.

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