Dopo la Formazione – il follow-up

In un recente laboratorio con professionisti della formazione nelle organizzazioni si è posto al centro il tema del follow up. Che cosa costituisce un follow up? Cosa è e cosa non è? Quali possibili strumenti?

Una prima risposta l’abbiamo trovata nell’obiettivo che nei percorsi di formazione, che progettiamo, ci diamo: per noi è curare l’apprendimento dei partecipanti e la messa a terra e, parallelamente, la crescita dei capi, HR manager e attori vari attorno ai partecipanti, che concorrono in qualche modo alle condizioni del corso.

A cosa serve il Follow-up?

Le ragioni del follow up quindi riguardano:

• Assicurare i risultati nel lungo termine/raccogliere KPI (ad esempio quanti progetti di miglioramento sono scaturiti).
• Raccogliere ulteriori esigenze di sviluppo: spesso la formazione ottiene di “aprire nuove finestre”
• Misurare l’efficacia di quello che abbiamo fatto: è sostenibile per l’azienda? È realizzabile la messa a terra?
• Per il mantenimento nel tempo degli apprendimenti.

Si dovrà trovare qui l’equilibrio fra le esigenze di supporto ai partecipanti nell’attuazione di quanto appreso e ottenere che “camminino poi con le loro gambe”.

I trainer e facilitatori professionisti hanno i potuto tracciare alcuni confini netti su cosa è il follow up e cosa non è.

Non è valutazione dei partecipanti, né riguarda l’invio dei materiali dopo il corso, nemmeno la relazione e report finale: sono tutte parti abituali, facenti parte del seguito di un percorso.

Non è neanche il trainer che assicura ai partecipanti “sai che ci sono” anche nel dopo corso: anche questo viene comunque abitualmente garantito.

Il follow up è una interazione mirata e specificamente progettata che si esplica in un incontro o di gruppo o individuale con partecipanti e committenza: è un appuntamento che ci diamo fin dall’inizio, parte del percorso, con partecipanti e committenza inerente la “presa di impegno”. Come un professionista ha sintetizzato: “E’ rivedere e far definire ai partecipanti: cosa deve accadere dopo”.

Qualche idea sul come condurre le fasi finali di un percorso formativo?

Molto efficace, racconta un trainer, si è rivelato progettare il contenuto e le modalità del  follow up con i partecipanti. Può essere svolto in aula in gruppo o online, a distanza oppure individualmente con interviste dopo qualche settimana. Anche efficace è progettare quel seguito con la Direzione aziendale, con il manager referente di quei partecipanti e con l’HR manager.

Un facilitatore ha menzionato alcune esperienze in cui aveva assegnato schede strutturate, tarate rispetto agli obiettivi e le aspettative di partecipanti e Direzione, per aiutarli a raccogliere le specifiche osservazioni da condividere in un incontro dopo due/quattro o in alcuni casi otto settimane dal corso.

Vincente si era anche rivelato incontrarsi con la Direzione Aziendale a distanza di qualche settimana dal termine del percorso, per rilevare quali condizioni erano intanto mutate rispetto al periodo di inizio corso. In che modo queste condizioni mutate incidevano, per le persone, sull’esito del corso?

Il nostro gruppo di professionisti ha posto l’accento sulla responsabilizzazione delle persone verso l’assunzione di un impegno ad intraprendere azioni, per attuare quanto appreso ed operare reali cambiamenti.

Quali strumenti utilizzare alla fine di un percorso formativo?

Quali strumenti utilizzare in queste fasi conclusive volte a favorire la continuità dell’apprendimento? Questo è uno dei terreni di gioco dei professionisti, dove la loro creatività ed esperienza gioca un ruolo importante: spesso è il loro personale tocco di classe:

Dalla predisposizione di tecnologia apposita, con chat, creazione di community dei partecipanti, attivazione del canale Teams, registrazione di video, all’assegnazione di “compiti” specifici. O l’attivazione di sessioni di peer coaching, sessioni di feedback personalizzato o di team coaching per citarne qualcuno.

Il facilitatore e il trainer sanno stimare il tempo necessario ai partecipanti per iniziare a provare i nuovi comportamenti e le competenze allenate durante il corso e progettare la tempistica per l’opportuno ritorno in aula o ritrovo online. Là ci si potrà confrontare su cosa si è iniziato a fare dopo il corso, cosa che si è smesso di fare, quali nuovi impegni vogliamo assumere.

Follow-up o…

“Si può chiamarlo ancora follow up?” ci siamo alla fine chiesti. È sembrato chiaro come questa parte costituisca, di fatto, l’essenza della formazione, quello che davvero muove le persone in avanti.
Questa fase post formazione è parte integrante del progetto di formazione e ne assicura i risultati.