Il processo annuale di valutazione delle prestazioni

– Case History –

Il processo: strutturazione del sistema annuale di valutazione delle prestazioni

Nel passato l’azienda aveva dato corso ad un processo di appraisal. Seppur questo aveva prodotto che tutti i colloqui fra capo e collaboratori avessero luogo e che vi fossero schede a documentazione dello scambio intervenuto, l’esito non era stato valutato soddisfacente dal punto di vista dell’approccio qualitativo al processo da parte dei capi che avevano mostrato più un approccio del tipo: “ecco l’ho fatto” piuttosto che con l’intento di uno sviluppo.

Dopo una sospensione di alcuni anni del momento di Appraisal, l’attuale momento di ritrovata stabilità organizzativa  dopo molti nuovi ingressi di nuovi collaboratori e di crescita nei risultati ha contribuito alla decisione di riavviare il processo.

Nel nostro intervento viene posto particolare accento sulla qualità del colloquio fra capi e collaboratori cui si sta dando avvio. Centrale è il rapporto fra manager e dipendente con la finalità della crescita dei propri collaboratori.

Il sistema, nella sua prima fase, quella di quest’anno, terrà distinta la parte qualitativa (comportamentale) da quella valutativa sulle prestazioni. E dedicare attenzione appunto ai comportamenti da allineare ai valori dell’azienda.

Obiettivi

• incrementare la comunicazione fra manager e collaboratori
• dare avvio al processo di Appraisal focalizzato sui comportamenti
• che abbia luogo un incontro “qualitativo” fra capi e collaboratori entro la fine dell’anno sulla base di una scheda rivisitata.
• ottenere che ogni collaboratore abbia il proprio piano di sviluppo comportamentale per il successivo anno
• raccogliere elementi ed esigenze di formazione e sviluppo dei collaboratori

I manager (valutatori) da coinvolgere sono distribuiti su due livelli: quadri e dirigenti

Fra gli obiettivi del progetto vi sarà quello di ottenere un feedback su 

• efficacia dell’attuale questionario ed eventuali necessità di modifiche
• condurre la comunicazione con le persone (manager e tutti i collaboratori) riguardo lo scopo del progetto
• condurre attività di coaching e feedback ai singoli manager (suggerimenti ai manager su cosa fare per migliorare e aiuto per preparare il colloquio, supporto sul come “parlare” con le persone gestire la comunicazione su comportamenti critici, …ecc.).
• e infine l’aspettativa è quella che a fine colloquio/processo venga condotta un’analisi generale sulla conduzione e su quanto emerso

 PROGRAMMA

Due delle aree cui dedicare attenzione sono quelle relative alla comunicazione dell’apprezzamento per la qualità del lavoro svolto e per i comportamenti virtuosi adottati e allo scambio inerente le prospettive di sviluppo professionale.

Un passo in questo senso avrà poi una ricaduta positiva considerando che il momento della revisione annuale è il punto d’incontro naturale fra:

• la revisione dei comportamenti definiti lo scorso anno
• la valutazione della prestazione individuale relativamente a quegli obiettivi comportamentali
• l’identificazione delle aree di sviluppo funzionale per consentire una migliore prestazione nel futuro
• la definizione degli obiettivi nella funzione e per lo sviluppo della “carriera”

Si è quindi deciso di iniziare il processo dall’alto dando corso ad un processo di  valutazione destinato ai Managers di primo (Dirigenti) e secondo livello (Quadri e Impiegati Direttivi).

Costruzione del sistema:

Si prevedono fasi distinte e coordinate. Dalla co-progettazione con la Direzione, alle fasi di presentazione del progetto ai valutatori e a tutto il team aziendale. Dai focus group per raccogliere le esperienze di valutazione e le nuove aspettative dal processo alla definizione dei valori su cui “confrontarsi” durante le fasi valutative. Dalla formazione di gruppo alla gestione del colloquio di valutazione al coaching individuale ai managers. Da seminari on-line con tutto il team aziendale alle aree riservate sul sito per mettere a disposizione dei partecipanti i materiali didattici.

Al termine una revisione del processo con valutati e direzione concluderà il progetto.