Survey Aziendale in 10 punti

Le survey aziendali ben orchestrate portano ad un alto tasso di risposta.

La motivazione dei dipendenti è vitale per il successo aziendale. È il fattore che distingue le aziende che prosperano da quelle che faticano. Una forza lavoro altamente motivata contribuisce a prodotti e servizi migliori, generando maggiore soddisfazione del cliente e migliori performance di vendita. Misurare la motivazione e l’impegno dei dipendenti con survey aziendali è quindi fondamentale.

I risultati delle survey sono strumenti preziosi per la gestione aziendale. Identificano le questioni da affrontare prioritariamente, monitorano l’efficacia delle iniziative di cambiamento, stabiliscono obiettivi di performance e forniscono metriche sull’organizzazione e sulle persone.

I risultati del sondaggio sono sempre più utilizzati per le decisioni di gestione. È fondamentale ottenere un alto livello di partecipazione per garantire che i risultati riflettano accuratamente le preoccupazioni dei dipendenti. Con tassi di risposta bassi, la validità dei risultati è messa in dubbio. Potrebbero non esserci dati sufficienti per sottogruppi o sedi organizzative, ostacolando la pianificazione e il follow-up con azioni specifiche. Inoltre, un basso tasso di risposta indica una forza lavoro “scollegata” e poco coinvolta.

La scarsa adesione riduce il ritorno atteso dall’investimento e impegno. La partecipazione al sondaggio è il risultato diretto di quanto bene il processo sia stato progettato, comunicato e implementato. Sondaggi ben orchestrati portano a tassi di ritorno più elevati.

Di seguito sono riportate 10 “migliori pratiche” per la progettazione e l’implementazione dei sondaggi e l’impatto di queste migliori pratiche quanto a tassi di risposta dei dipendenti. Sono inclusi anche quesiti chiave da porre ad ogni passo per garantire che l’organizzazione aderisca a queste pratiche.

1. Stabilire obiettivi chiari nella survey aziendale.

Nella fase iniziale di pianificazione, vanno individuati e chiariti gli obiettivi generali e gli obiettivi del sondaggio e definito il rendimento atteso dell’investimento. Saranno individuati e sviluppati con il contributo del management e comunicati chiaramente ai dipendenti per valorizzare l’importanza del processo. Senza obiettivi a lungo termine chiaramente collegati alle performance aziendali, il sondaggio potrebbe non ottenere il sostegno del Management e le risorse necessarie.

Domanda chiave: Cosa si prevede che l’organizzazione ottenga e quali sono le implicazioni per le performance aziendali?

2. Sviluppare un piano di comunicazione.

Preparare un piano di comunicazione completo per supportare ogni fase del sondaggio. Il piano includerà un programma di “eventi” di comunicazione e un budget con responsabilità formalmente assegnate. In assenza di un piano di comunicazione, i collaboratori potrebbero non riconoscere l’importanza del processo e non vedere la connessione tra i risultati del sondaggio e le azioni di follow-up successive.

Domanda chiave: Chi dovrebbe preparare e diffondere i messaggi correlati al sondaggio e quando dovrebbero essere comunicati?

3. Marchiare/brandizzare il processo del sondaggio.

Il sondaggio dovrebbe essere “marchiato” con uno slogan, con un logo grafico identificabile. Il brand contribuirà a garantire continuità in ogni fase del sondaggio e stabilire il processo come un’attività in corso, piuttosto che un evento isolato. Il sondaggio dovrebbe essere collegato ad altre iniziative di cambiamento in corso. Senza branding, il sondaggio potrebbe essere visto dai dipendenti come un’iniziativa non collegata con limitate conseguenze per l’organizzazione.

Domanda chiave: Cosa vuole comunicare la direzione dell’organizzazione attraverso il sondaggio presso i collaboratori? Questo processo come è collegato ad iniziative più ampie di cambiamento aziendale?

4. Allocare risorse sufficienti.

Stimare le risorse necessarie per sviluppare e implementare il sondaggio e supportare le azioni di follow-up è un altro passaggio chiave. Queste risorse dovrebbero essere inserite nel budget all’inizio del processo e trovare spazio nei piani aziendali. Altrimenti la fase di follow-up della survey mancherà delle risorse necessarie per avere un impatto e incontrerà resistenza dal management della linea. I collaboratori  potrebbero essere convinti a partecipare ad un sondaggio ma se non vedono evidenze tangibili di cambiamento dopo il sondaggio, è improbabile che si sforzino di partecipare di nuovo in futuro.

Domanda chiave: Chi sarà necessario per gestire e supportare la Survey e quali risorse saranno necessarie per l’impatto desiderato dal processo?

5. Definire ruoli e responsabilità.

Supportare il sondaggio creando una rete di “champion” interni è determinante. Questi champion devono identificare le esigenze del loro settore, gestire la raccolta dati e supportare le azioni di follow-up. Devono appassionarsi al valore del sondaggio e ricevere una chiara descrizione del loro ruolo per poter pianificare il tempo.

I manager che ricevono i risultati del sondaggio devono avere istruzioni chiare sulle loro responsabilità riguardo al follow-up. Senza queste istruzioni, è meno probabile che il management condivida i risultati con i collaboratori o intraprenda azioni in risposta. Di conseguenza, i dipendenti avranno meno fiducia nel valore del sondaggio.

Domanda chiave: Quali sono le responsabilità specifiche dei Champion e dei Manager che ricevono i risultati del sondaggio per le loro aree di operatività?

6. Dimostrare l’impegno della gestione.

Il processo di survey avrà credibilità se i dipendenti sentono che è voluta, approvata e sostenuta dalla Direzione Aziendale.  L’impegno della Direzione rassicura i collaboratori sul fatto che le loro opinioni saranno prese in considerazione e che ci sarà un seguito. Quando manca l’impegno della Direzione, i dipendenti potrebbero considerare il sondaggio come un esercizio di forma per far sentire loro che l’azienda si cura di loro, piuttosto che come un processo per identificare e agire sulle preoccupazioni dei collaboratori.

Domanda chiave: Chi è il principale sponsor della Survey presso i collaboratori e come si esplica l’impegno di questa persona nel processo?

7. Fare le domande giuste nella survey aziendale.

Il sondaggio dovrebbe essere progettato per misurare aree critiche per il Management e la popolazione aziendale. Anche quando il questionario include elementi standardizzati, le formulazioni dovrebbero essere modificate per riflettere la cultura dell’azienda. Uno strumento “preconfezionato” che non affronta le questioni di maggiore preoccupazione o che non riflette il linguaggio e la terminologia dell’organizzazione, sarà visto come poco rilevante e non riuscirà a coinvolgere i dipendenti.

Domanda chiave: Quali sono le aree tematiche che dovrebbero essere coperte nel sondaggio e come dovrebbero essere poste le domande?

8. Raccogliere i dati nel modo giusto e al momento giusto.

È fondamentale scegliere la metodologia di raccolta dati più adatta alla specifica organizzazione e forza lavoro. Tradizionalmente, i sondaggi venivano effettuati con questionari cartacei. Oggi, la tecnologia consente di condurre sondaggi online, rendendo la raccolta dati più semplice, efficiente e meno costosa. Questo porta a tassi di risposta più elevati.

Un sondaggio dovrebbe essere somministrato in un momento che provochi minima interruzione e quando il maggior numero di dipendenti è disponibile. Evitare periodi di intensa attività aziendale o di vacanza. Non raccogliere dati durante periodi di tensione tra la Direzione e i collaboratori, come durante una negoziazione del contratto aziendale, un’azione industriale di cambiamento o un ridimensionamento.

L’amministrazione del sondaggio deve essere pianificata per rendere i risultati disponibili in tempo per i piani programmatici e i programmi di sviluppo e formazione aziendale. Questo posizionerà il sondaggio come uno strumento di pianificazione aziendale e garantirà il budget per le azioni di follow-up. Una pianificazione inadeguata ridurrà il supporto del Management di linea verso la raccolta dati e potrebbe ritardare la disponibilità dei dati, influenzando negativamente le decisioni di bilancio o altre decisioni aziendali.

Domanda chiave: Qual è il momento ottimale dell’anno per somministrare il sondaggio e quando sarà necessario che i dati siano disponibili per il processo di pianificazione aziendale?

9. Intraprendere chiare azioni di follow-up dopo la survey aziendale.

Il modo più efficace per instillare fiducia nel processo di sondaggio e migliorare i tassi di partecipazione per le future survey è che l’organizzazione intraprenda azioni chiare e visibili basate sui risultati dell’indagine.  E’ necessario individuare  un numero realistico di aree per l’azione di follow-up per consentire all’organizzazione di concentrare e focalizzare le risorse su questioni che avranno il maggior impatto sulle performance. La mancata azione creerà apatia e disinteresse nei confronti del sondaggio e mirare a troppe aree di intervento offuscherà l’efficacia delle azioni di follow-up.

Domanda chiave: Quali sono le principali aree sulle quali intervenire e quali azioni potranno meglio influenzare le performance?

10. Rivedere e verificare il processo della survey aziendale.

Dovrebbe essere pianificato un audit formale per monitorare l’efficacia delle azioni di follow-up e misurare i progressi rispetto agli obiettivi. Le azioni più riuscite dovrebbero essere comunicate e celebrate. Questo audit dovrebbe includere una valutazione del ROI delle azioni di follow-up, per determinare dove aumentare, ridurre o interrompere gli investimenti.

Misurare l’efficacia e il ROI delle azioni di follow-up aumenterà la rilevanza del sondaggio per dipendenti e manager. Indicherà che il sondaggio non è solo una formalità, ma è utile per l’organizzazione e il business.

Domanda chiave: Quanto sono efficaci le azioni di follow-up del sondaggio e qual è il ROI per l’azienda?

Potenziare la motivazione dei dipendenti è diventato dunque un imperativo aziendale, essenziale per competere efficacemente nel mercato. L’employee survey aiuta a sviluppare una strategia che crei un ambiente di lavoro ad alta motivazione e migliori le performance.