Meeting Dinamici in 3 step
Come generare coinvolgimento ed efficacia in un meeting o in un laboratorio è l’obiettivo di ciascun organizzatore di riunioni.
Con questa tecnica, si potrà fare un volo sopra le migliori idee che il gruppo può offrire e dare l’opportunità a ciascuno di essere ascoltato. Generalmente le riunioni sono pesanti, dice spesso qualcuno, fanno sprecare tempo, producono poco e possono essere stressanti. Sfortunatamente, la maggior parte delle persone non conosce un sistema per migliorarne l’impatto. Le grandi idee non nascono per caso. Devono essere incoraggiate ad uscire con un processo attentamente architettato.
Quello che segue è il processo che potrebbe essere chiamato “Pensa, Scrivi, Condividi”.
I benefici sono:
– è estremamente facile da comprendere ed utilizzare;
– ognuno nella sala riunioni o nel web-meeting si sentirà soddisfatto e ascoltato;
– il responsabile del meeting mostrerà la sua leadership, guidando gli altri.
Ecco come, in tre step:
Step 1: Pensare
All’inizio della riunione o del seminario, si pone il problema o la domanda che sono tutti lì per risolvere e si aggiungono tutti i dettagli, con il contributo dei partecipanti. La prima cosa da fare è invitare il gruppo a PENSARE alla domanda, in silenzio. Se si tratta di un problema semplice, si darà almeno un minuto a ciascun individuo. Se il problema è davvero complesso, si lascia un tempo maggiore fino ad un massimo di dieci minuti o perfino più minuti.
Step 2: Scrivere
Successivamente, si invita il gruppo a SCRIVERE le risposte. Di nuovo, in silenzio. Le persone dovrebbero scrivere su carta con una penna. O digitando e poi stampando. È preferibile tuttavia usare i post-it perché sono portatili e sono spostabili facilmente in un secondo momento.
Step 3: Condividere
Si invita ogni persona nella stanza a CONDIVIDERE le proprie risposte con il gruppo, una per una.
Perché funziona così bene? Sembra davvero semplice, no? Troppo semplice? Questo processo è in realtà basato sulle neuroscienze, sviluppato da un team di psicologi cognitivi e alcuni neuroscienziati.
Cosa ottiene il passaggio Pensare?
Impedisce al pensiero di gruppo, conscio o inconscio, di prendere il sopravvento. Se tu e un gruppo di altri foste tutti insieme in una stanza ed emergesse una frase poco utile, da scartare perché inappropriata o fuori tema e ad esempio una partecipante, Laura, reagisse a quella frase o domanda, tutti, dopo, potrebbero aggiungere qualcosa alla risposta di Laura, in un modo o nell’altro. Consapevolmente o inconsciamente. Alcuni penserebbero fra sé: “Laura è geniale. Sono completamente d’accordo con la sua risposta e quando arriverà il mio turno di parlare, dirò: Sì, sono d’accordo con quello che ha detto Laura. Ha perfettamente ragione.”
Alcuni potrebbero reagire negativamente, giocando a fare l’avvocato del diavolo: “Non sono d’accordo con quello che ha detto Laura. Penso che si sbagli ed ecco perché…”.
Poi forse le persone continuerebbero a pensare al problema nella cornice creata da Laura. È così che funzioniamo come esseri umani, animali intrinsecamente pigri. E se c’è un’opportunità per prendere una scorciatoia, la prenderemo. Gli esseri umani sono risolutori di problemi.
Questo è un fattore positivo che evidenzia la nostra capacità di impegnarci nel pensiero critico ma è poco funzionale nel senso che ci piace affrettarci a risolvere i problemi per toglierli di mezzo. Spesso prima ancora di comprendere correttamente il problema.
Quindi, se qualcuno vi pone un problema complesso, naturalmente iniziereste a cercare di risolverlo prima di averlo compreso appieno.
Scrivere è per due ragioni:
Se scriviamo, la risposta la “possediamo”. Ci impegniamo, prima di sentire quello che qualcun altro ha da dire. E questa è una cosa potente.
Ma l’altra cosa che fa la scrittura ed è qui che entra in gioco la neuroscienza, è che scrivere la risposta coinvolge le parti cognitive del cervello più fortemente che se stessimo solo vocalizzando la risposta.
Questo fatto è stato ben testato. Sono stati condotti esperimenti in cui alle persone, collegate a macchinari per la scansione del cervello, sono state poste domande simili e le hanno fatte rispondere verbalmente anziché scriverle prima. Hanno potuto vedere le parti del cervello, che si occupano del pensiero critico, accendersi in modo evidente quando le persone scrivono prima le loro risposte.
Ecco perché SCRIVERE è il secondo importante step.
L’ultimo step è Condividere.
Lo si conduce persona per persona perché nessuno di noi è intelligente abbastanza quanto “tutti noi” e l’idea migliore non può emergere se nessuno la può mai ascoltare.
Usando questa tecnica, Pensa-Scrivi-Condividi, si genera uno spettro di idee più ampio e si consente a tutti di essere ascoltati. Può essere utilizzato insieme a qualsiasi strumento o processo con un gruppo. Ci sorprenderà osservare quanto sia efficace nel far emergere le migliori idee che il gruppo ha da offrire. Non resta che provarlo nel prossimo incontro e osservarne la magia.
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