Meeting Design
Il Meeting Design è una tecnica di progettazione di qualsiasi tipo di meeting, per ottenere risultati e obiettivi definiti.
Disegnare la facilitazione.
Immaginiamo un’azienda che voglia organizzare un Sales Meeting in seguito ad una indagine di Customer Satisfaction che abbia mostrato alcune aree di miglioramento nel servizio. La finalità del meeting è quello di valutare e scegliere opzioni per incrementare la collaborazione interna per migliorare il servizio al cliente.
La questione è “collegare le persone” e far sentire come il risultato dipenda dal contributo di ciascuno nel gruppo e dalla bontà degli scambi interni.
Come si generano buoni scambi interni? Ascoltare un relatore esperto di Team Work oppure scegliere di adottare piattaforme e chat di scambio interne? Organizzare gruppi di lavoro? Dei meeting più frequenti, definire chi porta quale contributo in quei meeting? O porre l’accento su come si preparano i meeting, chi li chiama, ecc.
In base a quali criteri si sceglierà la soluzione?
I meeting sono una forma unica e potente di comunicazione con un forte impatto sul funzionamento dell’organizzazione. Il compito del Meeting Designer è di affiancare l’organizzatore nella realizzazione del miglior programma per raggiungere gli obiettivi desiderati. Il disegnatore di meeting impiega strumenti, tecniche e applicazioni diverse per i meeting in presenza rispetto a quelli online, al fine di progettare esperienze positive, coinvolgenti e per gestire al meglio le dinamiche comunicative tra i fornitori di contenuti, i relatori e i partecipanti.
Risultati
Realizzare il miglior programma per raggiungere gli obiettivi desiderati è una missione lodevole ma rimanda immediatamente a una serie di questioni.
Quali sono gli obiettivi del meeting e come sapremo di averli raggiunti?
La pratica mostra che pochi organizzatori di meeting chiariscono le loro idee fino in fondo prima di occuparsi della parte pratica e organizzativa. E sono pochi quelli che vanno oltre ad una generica descrizione di successo o insuccesso del tipo: “Che i partecipanti siano soddisfatti” o “che la riunione riesca bene”.
Il Meeting Designer esplora gli obiettivi dichiarati dall’organizzatore del Meeting, cerca soprattutto quelli meno evidenti, nascosti. Manager e disegnatore del meeting assieme stabiliscono cosa deve “produrre” il meeting.
Un numero di nuovi contatti? Una nuova prospettiva sui contenuti? Una migliore conoscenza fra le persone? Un’assunzione chiara di impegni o solo una lettura di contributi già scritti?
Partecipanti, obiettivi e contenuti.
Il Meeting Designer analizza il triangolo partecipanti – obiettivi – contenuti: La sua prospettiva è quella di chi si trova seduto nella sala del meeting.
Che cosa deve accadere? Come si deve sviluppare il contenuto tenuto conto dei tempi?
Il compito del disegnatore di meeting va oltre quello del tradizionale meeting planner, non si preoccupa solo del lato logistico-organizzativo del meeting.
Colui che indice il meeting conosce bene i contenuti ma non necessariamente è un esperto di dinamiche della comunicazione, necessarie per mettere quel contenuto in movimento e farlo sviluppare.
L’esperienza
Quale esperienza si vuole offrire ai partecipanti?
Il meeting genera inevitabilmente un’esperienza, fisica e di apprendimento per i partecipanti.
Coloro che indicono i meeting ambiscono a generare un’esperienza indimenticabile. La realtà è che spesso i meeting offrono poca ispirazione.
Nella maggior parte dei casi, le grandi opportunità offerte dalla contemporanea presenza fisica dei partecipanti in un unico luogo oppure in un incontro online con molti partecipanti in sincrono vengono sfruttate poco e male.
Si parla troppo, sono pochi a parlare. Spesso si generano tensioni o emozioni poco funzionali agli obiettivi con scarso collegamento con i contenuti.
Disegnare un efficace meeting significa sapere chiaramente e far accadere ciò che deve fare ogni singolo partecipante, nel tal momento, con il tal contenuto, ai fini di raggiungere gli obiettivi dell’organizzatore e di soddisfare o addirittura superare le aspettative dei partecipanti.
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