Il Project Manager: che cosa fa?

Che cosa fa il Project Manager? Le sue responsabilità sono intercettabili in cinque macro-aree, i cinque gruppi di processi indicati dal PMBOK:

  1. Avvio della realizzazione del progetto;
  2. Pianificazione, che si articola nella:
    • Creazione di un piano strategico finalizzato al raggiungimento del risultato desiderato, attività essenziale non solo per tracciare un percorso da seguire durante l’attuazione del progetto, ma anche come studio di fattibilità necessario per convincere la direzione ad approvare il progetto. Il piano strategico, infatti, può nascere direttamente dal Project Manager e da una sua idea di partenza, oppure dai superiori o dalla committenza;
    • Definizione del risultato desiderato – quello che anche è chiamato output e, con termine tecnico, deliverable;
    • Pianificazione delle risorse necessarie per il raggiungimento dell’obiettivo;
    • Stima di tempi, costi e metodologie da usare per monitorare l’andamento del progetto;
  1. Esecuzione del progetto stesso;
  2. Monitoraggio e Controllo;
  3. Chiusura.

Project Manager: Le Sue attività quotidiane.

Che cosa fa nel concreto il Project Manager per portare avanti i propri macro-obiettivi? Come si svolge quotidianamente la sua attività?

Lavoro in Team:

Per realizzare il progetto, il Project Manager necessita anzitutto di risorse umane. Deve quindi costruire un team di persone con competenze adeguate e funzionali al progetto, selezionandole tra i lavoratori dell’azienda o riferendosi a consulenti e personale esterno.

Una volta creato il gruppo di lavoro, il Project Manager assegnerà mansioni e scadenze (fornendo gli strumenti per collaborare e riducendo al minimo le interferenze esterne).

Organizzerà riunioni e meeting, individuali e di gruppo, per monitorare l’andamento del lavoro, sempre pronto a intervenire qualora le mansioni vadano riorganizzate o i ruoli del gruppo rivisti.

Allo stesso modo, gestirà poi il contatto con tutti i referenti esterni al team – fornitori, clienti, investitori e stakeholders.

Budget, stima, gestione e monitoraggio:

Essenziale per la riuscita di un progetto è che il Project Manager sappia valutare con precisione l’entità dell’investimento necessario, mantenendosi all’interno del budget.

Occorre dunque, sin da subito calcolare con attenzione i costi degli strumenti necessari per la realizzazione del progetto, quali macchinari, impianti, software, materie prime, logistica, personale, pubblicità.

Una volta ricevute le risorse finanziarie, il Project Manager deve controllare costantemente che l’utilizzo del budget sia in linea o al di sotto delle previsioni, pronto a modificare eventualmente il progetto stesso per rientrare nei confini dell’investimento previsto;

Gestione dei tempi:

Altrettanto importanti quanto i costi. I tempi per la realizzazione di un progetto vanno stimati e gestiti con la massima cura.

Le varie fasi vanno articolate in periodi scadenzati, con doverosa pianificazione su calendario, che sarà sempre monitorata passo dopo passo, affinché il risultato sia raggiunto entro la deadline prevista;

Crisis Management, gestione di problemi (issues) e rischi:

Il Project Manager, nello specifico, deve affrontare e risolvere nel minor tempo possibile i problemi che accadono, grazie ad un esame approfondito della situazione e all’individuazione di soluzioni concrete. Al contempo, è chiamato a fare una costante attività di analisi dei rischi, dei potenziali problemi che potrebbero presentarsi, studiando la loro eventuale natura e preparando da subito un piano d’azione per contrastarli qualora dovessero verificarsi;

Raccolta informazioni:

Per fare tutto questo, il Project Manager ha necessità di poter disporre di tutte le informazioni possibili, più utili e necessarie.

Egli deve, dunque, definire i dati principali, gli indicatori rilevanti, «Indicatori Chiave di Prestazione» o KPI, Key Performance Indicator, le metriche da monitorare, così da verificare in ogni momento lo stato di avanzamento dei lavori. Così facendo si assicura che tutto proceda come previsto e che vengano rispettati i tempi e i costi pianificati;

Creazione di report periodici:

Ovvero una documentazione precisa e dettagliata con cui comunicare sia al proprio team sia agli stakeholders la situazione di svolgimento del progetto.

Il team, infatti, deve avere informazioni dettagliate e ricevere un feedback sul lavoro svolto e, analogamente, gli stakeholders vanno informati sull’andamento generale del progetto. Fare ciò permette di garantire loro risultati conformi (o superiori) alle aspettative di qualità e soddisfacenti dal punto di vista del ROI, del «ritorno dell’investimento».

 

Per saperne di più, su chi è il Project Manager, leggi l’articolo: “Il Project Manager: chi è?“