Che cos’è la Professione Project Manager?

È il titolo di una funzione che viene utilizzato sempre più frequentemente nelle imprese.

Questo significa che da una parte il “progetto” e il lavorare per progetti, sta prendendo il sopravvento, assumendo un ruolo via via sempre più centrale. Dall’altra, la parola “manager” ad indicare la responsabilità nella conduzione del progetto, nel suo coordinamento, nella sua gestione, nel coinvolgimento di più persone che concorrono ai risultati di quel progetto.

Obiettivo della professione Project Manager

Il compito di un Project Manager, che viene anche chiamato Capo Progetto o Coordinatore di Progetto è infatti quello di gestire un progetto e portarlo a conclusione rispettando scadenze e budget.

Il Project Manager pianifica un progetto, lo coordina e ne monitora l’andamento in modo da raggiungere gli obiettivi prefissati. E’ il punto di contatto tra la direzione di business che finanzia il progetto e tutte le parti coinvolte nella sua realizzazione.

I Project Managers li troviamo operare in contesti estremamente vari che ne determinano le specificità e gli accenti particolari. Ricostruendo le diverse esperienze di selezione di figure di Project manager, abbiamo potuto individuare alcune caratteristiche comuni.

Il Project Manager generalmente viene coinvolto quando il Sales Manager o l’area commerciale ha “portato a casa” un incarico, un progetto. Qualche volta viene addirittura coinvolto ancor prima di concludere la vendita.

Responsabilità della Professione Project Manager

La prima responsabilità del Project Manager è creare un piano strategico finalizzato al raggiungimento del risultato desiderato.

Il piano è importante sia come percorso da seguire durante l’attuazione del progetto, ma anche come studio di fattibilità necessario per convincere la direzione interna all’azienda ad approvare il progetto.

A volte è lo stesso Project Manager a proporre l’idea su cui si basa lo sviluppo del progetto, mentre in altri casi è chiamato a gestire progetti proposti da altri.

La pianificazione comprende:

  • la definizione del risultato desiderato e delle risorse da utilizzare (pianificazione delle risorse),
  • la stima di tempi e costi richiesti,
  • e le metodologie che si intendono usare per monitorare l’andamento del progetto.

Nel campo del project management, il risultato (output) è un elemento di importanza critica e con termine tecnico viene chiamato deliverable.

Il prodotto rilasciato (materiale o immateriale) può assumere varie forme ad esempio: un documento, un manufatto, un prototipo, un software, oppure un obiettivo di fatturato, il miglioramento di un indicatore fisico, economico o sociale.

Human Resource

Per realizzare il progetto, il Project Manager innanzitutto necessita di risorse umane.

Deve costruire un team di persone con competenze adeguate e funzionali al progetto. Le seleziona tra i lavoratori dell’azienda o si affida a consulenti e personale esterno.

Creato il team, assegna mansioni e scadenze, fornisce gli strumenti per collaborare e riduce al minimo le interferenze esterne che possono rallentarne l’operatività.

Organizza regolarmente riunioni individuali e di gruppo, per monitorare l’andamento del lavoro, compila report sui progressi svolti, e interviene nel caso in cui sia necessario riorganizzare le mansioni o rimodellare il gruppo di lavoro.

Infine, gestisce il contatto con tutti i referenti esterni al team, come fornitori, clienti, investitori e stakeholders (tutti i soggetti, organizzazioni o individui, che sono coinvolti in un’iniziativa economica).

Budget

Il budget è il secondo pilastro di un progetto: il Project Manager deve stimare con precisione l’entità dell’investimento necessario, e completare il progetto mantenendosi nel budget stimato.

Risulta essenziale la stima dei costi implicati nel progetto:

  • strumenti,
  • macchinari,
  • impianti,
  • software,
  • materie prime,
  • logistica,
  • personale,
  • pubblicità,
  • ogni elemento utile deve essere preso in considerazione nella valutazione del budget.

Una volta ricevute le risorse finanziarie per il progetto, il Project Manager controlla costantemente che l’utilizzo del budget sia in linea o al di sotto delle previsioni: nel caso contrario, deve modificare il progetto per rientrare nei limiti dell’investimento previsto.

Time Management

Il terzo elemento cardine del project management è la gestione dei tempi.

Il Project Manager stima nel modo più preciso possibile le tempistiche necessarie per l’attuazione del progetto, definisce la durata delle varie fasi e pianifica un calendario.

Monitora costantemente l’andamento dei lavori per assicurarsi che i tempi previsti siano rispettati e che il risultato venga raggiunto entro la scadenza prevista (la deadline).

Il Project Manager inoltre gestisce tutti i problemi (issues) e i rischi (risks) che ogni progetto inevitabilmente implica. Da una parte deve affrontare e risolvere nel minor tempo possibile i problemi che si verificano: effettua un esame approfondito della situazione e individua una soluzione concreta per evitare che si perdano tempo, soldi ed energie, o che il progetto prenda direzioni diverse da quelle preventivate.

Dall’altra, deve fare una costante attività di analisi dei rischi, ovvero dei potenziali problemi che non si sono ancora concretizzati: deve analizzare quali potrebbero essere, e preparare un piano d’azione per contrastarli nel caso dovessero verificarsi (piano di gestione dei rischi).

Attività della Professione Project Manager

L’attività di project management è fortemente condizionata dalle informazioni: chi gestisce il progetto deve assicurarsi di raccogliere tutte le informazioni necessarie.

Il Project Manager deve quindi definire quali sono i dati principali, gli indicatori rilevanti, le metriche da monitorare (gli Indicatori Chiave di Prestazione o Key Performance Indicator – KPI).

In questo modo può verificare l’andamento effettivo del progetto (chiamato Stato di Avanzamento dei Lavori), assicurarsi che tutto proceda come previsto e che vengano rispettati i tempi e i costi pianificati.

Sulla base di queste valutazioni il Project Manager apporta tutte le modifiche necessarie per adeguare il progetto alla situazione concreta.

Un’altra attività fondamentale del Project Manager è quella di creare report e documentazione, come forma di comunicazione verso il team di lavoro e verso gli stakeholders.

Il team ha bisogno di avere informazioni dettagliate e di ricevere un feedback sul lavoro svolto, mentre gli stakeholders vogliono essere informati sull’andamento generale del progetto, per essere sicuri che i risultati siano conformi (o superiori) alle aspettative di qualità e soddisfacenti dal punto di vista del ritorno dell’investimento (ROI, Return On Investment).

I manager di progetto si occupano anche di gestire e conservare questa documentazione, per creare un archivio cronologico di tutte le fasi del progetto.

Caratteristiche della Professione Project Manager

Il Project Manager lavora per aziende, industrie, organizzazioni, enti pubblici e privati, pubblica amministrazione, multinazionali e PMI, praticamente in ogni settore: elettronica, automazione, meccanica, ICT, marketing, edilizia, architettura e costruzioni, energia, ingegneria, automotive, GDO, ecc .

È un ruolo molto legato alle scadenze delle varie fasi di avanzamento del progetto.

Sono le fasi di maggiore stress che il Project Manager deve essere in grado di governare, di prendere decisioni e assumersi responsabilità anche sotto pressione.