Come sta cambiando l’Ufficio Acquisti?
Cosa si aspettano le aziende oggi da un Responsabile Ufficio Acquisti?
Quali sono le competenze strategiche di un Responsabile Ufficio Acquisti?

Queste ed altre domande ci siamo poste incontrando Buyer, Supply Chain Manager, Coordinatori e Responsabili Ufficio Acquisti di realtà produttive e commerciali.
Fino a 30 anni fa, l’Ufficio Acquisti si limitava ad una funzione quasi puramente amministrativa, curando l’afflusso ottimale di beni e servizi.

Oggi questa Funzione ricopre un ruolo strategico per lo sviluppo e la competitività dell’azienda.

 

Sul fatturato annuo aziendale, gli acquisti possono incidere mediamente dal 50% al 75%.

Risulta evidente che, soprattutto in periodo di crisi economico – finanziaria, il Top Management rivolga sempre più spesso il suo interesse verso questa Funzione.

Quel che è emerso, incontrando i nostri Candidati, è che il Responsabile Acquisti oggi è chiamato a:

  • buyermonitorare il mercato in maniera costante e mirata, raccogliendo ed analizzando informazioni su
    prodotti/servizi, competitors, fornitori, alla ricerca di opportunità non solo di ottimizzazione dei costi, ma anche di un continuo miglioramento qualitativo (molti dei Candidati ci hanno sottolineato quanto sia fondamentale per un’efficace riuscita della trattativa l’“andare preparati” e conoscere approfonditamente il mercato di riferimento);
  • agire con intraprendenza e lungimiranza, avendo anche il coraggio di verificare situazioni di apparente monopolio (“Sul mercato è sempre possibile trovare un’alternativa”, ci ha detto uno dei Candidati, “bisogna avere il coraggio di andare a cercarla ed a volte anche essere disposti ad assumersi rischi in maniera oculata”);
  • operare con competenze negoziali e relazionali efficaci, sia all’esterno (tipicamente con i fornitori, per costruire nel tempo relazioni di fiducia e di partnership), che all’interno (alcuni dei Candidati ci hanno evidenziato che è importante lavorare su progetti che creino saving, come per esempio acquistando tecnologie maggiormente performanti, ma che è altrettanto strategico per l’ottimizzazione dei costi sensibilizzare gli end users interni e creare una cultura aziendale, affinché le soluzioni adottate possano effettivamente apportare i benefici attesi);
  • strutturare l’organizzazione interna, implementare un metodo di ingegnerizzazione dei processi, digitalizzare l’intera Supply Chain, pianificare e programmare gli ordini con un approccio previsionale efficace (“uno dei risultati di maggior successo che mi è stato riconosciuto”, ci ha detto una Candidata, “è l’aver strutturato l’ufficio attraverso un nuovo metodo di gestione degli acquisti ed implementando l’uso di un gestionale customizzato, che ha portato ad una riduzione dei costi del 20% sulla previsione di spesa”; un’altra Candidata ci ha riferito che il nostro annuncio ha suscitato il suo interesse in quanto da esso gli è sembrato trasparire una volontà dell’azienda di investire in un progetto di ristrutturazione dell’Ufficio Acquisti);
  • interfacciarsi e collaborare con le altre Funzioni aziendali (Produzione, Logistica, Magazzino, Commerciale) al fine di creare una pianificazione integrata delle risorse, assumendo un ruolo chiave di coordinamento fra le diverse Aree di business.

A riprova di quanto da noi rilevato, un recente studio di Accenture evidenzia come in aziende dove la funzione Acquisti riveste un ruolo strategico di coordinamento delle altre Funzioni aziendali, si sono ottenuti risultati migliori, rispetto alle altre aziende partecipanti all’indagine, nei seguenti punti critici:

  • sfera formulecosto totale di ownership (TCO);
  • spesa controllabile totale, riduzione del TCO in percentuale sul costo operativo degli acquisti;
  • influenza sulla progettazione/introduzione di nuovi prodotti;
  • gestione dei fornitori.

Queste aziende sono risultate avere un livello di produttività negli acquisti superiore del 30% rispetto alle altre ed un risparmio del quadruplo rispetto al controllo della spesa da un anno all’altro.

Riduzione dei costi, aumento della produttività, operatività più efficace, performance più elevata, ma soprattutto coordinamento e previsione strategica, mettendo a servizio dell’Azienda le proprie competenze analitiche, la propria visione trasversale, le proprie capacità relazionali: queste le competenze di un Moderno Ufficio Acquisti in grado di generare valore e contribuire a creare business.