“E’ un tema chiave, centrale, che significa qualità professionale per chi come noi lavora con dati e informazioni di persone e aziende, fuori e dentro le organizzazioni”.
E’ stato questo l’incipit, l’assunto di base di un lavoro approfondito condotto nel nostro team volto a fare il punto e misurare il nostro grado di attenzione alla riservatezza, confidenzialità e rispetto della privacy durante tutte le nostre interazioni e attività.
Ci siamo chiesti che impatto ha per noi professionisti, che significato diamo e a quali comportamenti associamo la riservatezza all’interno di Niederdorf Italia:
“Mi viene in mente dove teniamo le informazioni, dove e come le manteniamo archiviate e trattate nel tempo” dice una collega. “Quali informazioni condividiamo all’interno inerenti persone nelle imprese, candidati, team con cui lavoriamo, come tratteniamo opinioni e commenti, mantenendole finalizzate a qualcosa di comune e di strategico”.
Insomma si tratta di garantire l’equilibrio tra il comunicare ed il trattenere informazioni.
Certamente per noi riservatezza significa un’attenzione estrema riguardo le informazioni attinenti le aziende, i loro obiettivi e progetti.
E’ senz’altro una sfida che condividiamo con il nostro cliente rispetto al trattamento delle informazioni attinenti i candidati che incontrano e sui quali ci si confronta. Insomma si tratta di garantire una gestione ottimale delle informazioni, comunicare correttamente con il cliente anche e soprattutto gli aspetti più delicati e sensibili.
Abbiamo poi analizzato quali fossero per i nostri clienti le aspettative rispetto alla riservatezza.
“Le aziende si aspettano che non vengano divulgate informazioni sull’azienda, oltre il necessario.”
Per contro vi è frequentemente un’attesa che vengano condivise con loro informazioni di carattere strategico:
- l’andamento di aziende del settore,
- di una specifica geografia,
- partnership che abbiamo in atto,
- ecc.
D’altra parte su questa capacità di essere rigorosi e di gestire le informazioni con saggezza ed equilibrio si fonda la fiducia che ci viene accordata, che ottiene agli interlocutori di sentirsi sicuri nel potersi aprire e condividere situazioni ed esigenze.
Fra le attese dei clienti nei nostri confronti abbiamo certamente abbiamo ravvisato, il mantenimento della riservatezza riguardo progetti e know how all’interno delle organizzazioni, come pure altrettanta riservatezza riguardo i loro collaboratori.
Per noi si tratta per ogni caso, progetto, situazione, azienda, di scegliere quali informazioni di business è possibile e necessario divulgare e quali è necessario trattenere.
Per contro abbiamo anche riflettuto sulle difficoltà nel condurre a termine un progetto di consulenza laddove siano scarse e centellinate le informazioni che otteniamo dai nostri clienti.
Un capitolo particolare inerente la riservatezza e il rigore con cui trattiamo informazioni e osservazioni riguarda la nostra concorrenza, come ne parliamo e come manteniamo altrettanto rigore e neutralità.
“Purtroppo non sempre i clienti hanno questa aspettativa verso di noi rispetto alla riservatezza” è stata una ulteriore osservazione condivisa nel nostro workshop.
Come dire che ci auguriamo e cerchiamo di far nascere in tutti i nostri interlocutori questa sensibilità ed attesa di lavoro in qualità.
E i candidati e i partecipanti a percorsi formativi o di consulenza nelle imprese? che attese hanno verso di noi?
- Si aspettano che certe informazioni non escano dalla stanza/aula
- Fiducia che “quello che ci diciamo resta qui”.
- Riservatezza su aspetti personali delicati e informazioni riguardo la loro azienda.
- I candidati e i collaboratori partecipanti a percorsi vorrebbero che venisse condotto soltanto un passaggio di informazioni tecniche, poco compromettenti, solo di valorizzazione.
- Che venga mantenuto e garantito che le informazioni riguardo loro situazioni, cosa pensano, cosa vogliono, ecc, vengano gestire con cura.
- Che vi sia consapevolezza che quelle informazioni sono di proprietà dei candidati e dei corsisti.
- Che vi sia estrema attenzione nella gestione degli aspetti sensibili che li riguardano (come potrebbero essere lo stato di salute, orientamenti religiosi, adesione a gruppi politici, orientamenti sessuali, ecc.)
- I candidati si attendono inoltre che venga mantenuta riservata l’informazione che stanno muovendosi, in particolare ovviamente con la loro azienda.
- Detto in un altro modo, che non vengano messi in difficoltà, creando loro problemi o situazioni spiacevoli.
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